学习与发展博客

为什么进行受众分析可以提高培训效果

为什么进行受众分析可以提高培训效果

假设。我们都会犯错,有时我们不得不犯错。但是,大多数人可能会同意——如果你有办法收集到基于事实而不是基于假设做出决定所需的信息,这是迄今为止最安全的方法。问题是,收集事实可能是一项艰巨的工作,需要大量的时间。在时间=金钱的行业中,你可能认为你没有时间。与进行彻底的事实调查(比如受众分析)所需的时间和精力相比,做出假设似乎是一个有吸引力的选择。但这是一个糟糕的假设。

例如,培训团队的任务是让会计部门的每个人都能及时了解最新、最好的财务报告工具,以便在次月初推出。这个团队过去曾为会计部门提供培训,他们假定他们已经知道了他们需要知道的。因此,团队开始开发材料,并安排了昂贵的场外场地进行培训。他们甚至聘请了一名艺人从几个州飞过来,让观众在真正的训练开始前热身,让他们兴奋起来。剩下要做的唯一一件事就是向会计部门的成员发出这个强制性培训课程的邀请。就在那时,一切都崩溃了。

你看,培训团队把他们的培训盛宴安排在月末结束的时候,当时会计部门的每个人都忙着结帐,根本没有考虑参加一个场外的培训课程。当然,这个时候再安排演出地点和演员已经太晚了。除了在错误的假设上浪费的时间和精力之外,他们还损失了大量的金钱。这是一个他们本可以通过进行彻底的受众分析来轻易避免的负面结果。

什么是受众分析?

受众分析确定了谁、什么、为什么、何时以及如何需要开发和实施一个成功的员工培训计划。为了避免任何关于最佳方法的假设,让我们看看如何进行受众分析以及为什么结果可以大大提高你的训练结果。请记住,受众分析是开展任何类型培训活动的最佳场所,但在本文中,我们将定义一个具体的场景,通过这个场景,我们的受众分析讨论可以被观察。下面是我们将要使用的场景:

一家全国性的小部件制造商决定安装最新、最好的软件系统,以管理其生产设施的原材料库存和仓库和配送中心的成品库存。培训团队被要求制定一个全面的计划,培训这些地点的员工如何使用新软件。

培训受众分析

形成你的团队

在你进行受众分析之前,你首先需要做的是组建一个团队,提供意见。您的团队应该由来自各个业务级别的人员组成——希望确保他们的软件投资得到充分支持的关键涉众,或者将受到新系统影响的员工。更具体地说,你需要确保你的输入团队包括以下每一组的代表:

  • 项目督导委员会的高层管理人员及/或成员
  • 项目团队成员
  • 中层管理人员和主管
  • 受新软件影响的每个工作角色的高级和初级员工

注意:不要忘记包括那些不太明显的工作角色,比如可能从新系统中提取库存评估报告的公司财务分析师,以及预计将在上线后支持系统的帮助台技术人员。

  • 基本流程和将来流程和过程中的主题问题专家(sme)

创建你的计划

一旦你确定了你的团队,并且他们同意参与受众分析,你的下一步就是创建一个计划,从每个子小组收集信息。最初,您的计划应该包括确定如何以及何时从每个子组收集输入。对于如何从每个组收集输入,您有多种选择,包括:

  • 一对一的面谈或电话面谈
  • 小组面试
  • 电子或纸质调查
  • 焦点小组
  • 主持电子或现场讨论论坛

您用于收集输入的方法可能在所有子组中是一致的,或者您可以根据每个组的需求和挑战定制您的通信方法。

在确定如何从每个子组收集输入之后,您需要确定何时进行输入收集。因为每个子小组将为您提供不同层次的细节,所以从组织的高层开始收集信息,然后一直到底层,这是很有帮助的。这样做你会发现:

  • 上层管理人员和项目团队成员提供了安装新库存软件的将来远景和目标。
  • 中层管理人员和主管提供了当前(或As-Is)状态的清晰概述,并且他们可以确定他们团队中所有工作人员的工作角色和相关任务。
  • 高级和初级工人以及中小企业提供了当前状态的详细信息,以及当前环境中存在的挑战、障碍和机遇。

简而言之,从上到下收集信息可以从一个普通的、高层次的视角开始,逐渐变得越来越详细,直到你到达漏斗的底部,在那里,底层员工和主题专家每天都在生活和呼吸他们工作的细节。

免费培训受众分析模板

进行用户分析

现在你已经确定了你的团队并创建了你的计划,你已经准备好编写你的问题列表并进行受众分析。当你整理你的问题清单时,重要的是要确保你的问题包括谁,什么,为什么,什么时候,以及如何你将需要设计有效的培训。

在之前的一篇文章中,运用培训受众分析指导培训设计我们提供了在观众分析中应该包含的8类问题,并为每个类别提供了示例问题。这些类别和问题的列表非常有用,值得在此重复:

  1. 人口统计信息

有多少人将接受培训?有多少百分比的观众是婴儿潮一代,x世代,或千禧一代?有高中文凭,本科学位,硕士学位的比例是多少?有多少人担任这个职位不到一年,1-2年,3-5年,或者更久?

  1. 的专业技能

他们的知识水平如何?他们的工作经验如何?他们知道自己的角色如何融入全局吗?

  1. 的态度

是什么推动了他们的表现?怎样才能得到这个团体的支持?培训是否存在障碍或促成因素?他们是否积极主动,乐于学习新材料?他们是一个高绩效的团队吗?

  1. 工具/系统

他们有电脑吗?如果没有,可以使用电脑吗?他们在计算机和技术方面的经验水平如何?他们能上网吗?他们目前熟悉的系统是什么?他们依靠什么系统来完成他们的工作?

  1. 语言和文化

这个群体的主要口语和书面语言是什么?有什么特别的考虑因素要考虑吗?他们是工会或协会的成员吗?他们倾向于合作还是竞争?

  1. 环境

工作空间是什么样的?他们是小时工、工薪族还是临时工?他们是轮班工作吗?有多少班?多班倒班的员工需要培训吗?培训期间必须考虑哪些安全因素?

  1. 培训

这些员工目前是如何接受培训的?当他们需要回答问题时,他们会去哪里?目前使用的材料是什么,能否给我们一份复印件?是否可以在同一时间对所有观众进行培训,或者需要始终保持覆盖率?一天中什么时间训练最好?每天、每周或每月有哪些天或时间是必须避免的?他们能不能旷工几天去参加培训?培训的地点不同吗?培训是否因经验水平不同而不同?是否有需要考虑的联合因素或限制?

  1. 沟通

所有员工都有电子邮件地址吗?您目前是如何与这个小组沟通的?是否有使用的分发列表?它们会读取发送给它们的通信吗?获得他们注意的最好方法是什么?

一旦你整理好了你的问题列表,你就可以部署你的计划并收集意见。在这个过程中,记住不是每个小组都能回答每个问题,这是可以的。当不同的子组提供了相互冲突的信息时,花点时间找出这种脱节。偶尔,这意味着要认识到,在正确的环境下,看似冲突的信息不再冲突。

当你完成最后一次面试并收到最后一次电子调查问卷后,整理结果。电子表格有助于在上方列出子组,在下方列出问题,这样您就可以很容易地比较不同子组的答案,并从结果中得出结论。

制定员工培训计划

利用你的结果

在汇总受众分析结果后,你可以利用这些结果来确定:

  • 谁需要培训——哪些工作角色受到影响,哪些员工属于每个工作角色?
  • 工作角色需要训练哪些任务?每个工作角色的员工需要能够做什么?
  • 为什么需要培训?了解新软件?组织结构?业务流程?-培训目标是什么?
  • 什么时候需要培训?-实施前、实施中还是实施后?对于某些工作角色,是否需要特殊的时间安排考虑?
  • 培训将如何进行?-教师指导的培训-在教室?实际上呢?电子教学-部署到桌面?移动设备?
  • 如何评估学习?——测试?与主管讨论和示范?

结论

总而言之,全面的受众分析可以提供你所需的信息,从而大大提高学习效果:

  • 确定培训的总体目标。
  • 确定每个工作角色的培训对象、培训内容、培训原因、培训时间和培训方式。
  • 基于真实员工的真实信息设计解决方案。
  • 根据准确的目标评估学习,并提供适当的支持。

而且,也许最重要的是,一个彻底的受众分析否定了做这些讨厌的假设的必要性。

免费培训受众分析模板